为什么低代码工作流自动化在家庭办公经济中胜过电子表格

为什么低代码工作流自动化在家庭办公经济中胜过电子表格

一年前，我发表了一篇文章，将ZOHO介绍为“你可能从未听说过的最成功的SaaS公司”。这更多的是对一个更有趣的企业SaaS公司的介绍。今天我要介绍的是ZOHO的最新产品Qntrl(发音为“control”)，它是一个简单的工作流自动化解决方案，集成了其他供应商的技术。工作流自动化是一个热门的市场趋势，特别是像Qntrl这样的产品，它提供低代码解决方案，使用可视化界面和简单的拖放特性，而不是广泛的编码语言。

为什么工作流自动化?

微软的Excel和电子邮件是大家熟悉的工具，但是如果你用它们来管理过程，你就会错过专用软件的可视性和控制力。底线是低代码工作流自动化平台可以做Excel和电子邮件可以做的所有事情，而且做得更好。

低代码平台提供遵从性。让我们假设您在电子表格中包含了客户地址和联系方式等个人信息。每个人都可以获得这些信息。即使你设置了密码，它也会成为常识。低代码平台包括对数据、文档和工作流的基于角色的访问，将访问权限授予需要查看信息以执行工作的员工。Excel电子表格充满了版本控制问题，包括存储在不同位置、复制和粘贴，甚至意外删除。低代码平台是SaaS，它是云中的一个单一的真相来源，授权用户可以从任何地方和任何设备访问，在员工可以在家工作的今天，这是非常重要的。

什么是工作流编制软件?

由于我无法提供现场演示，所以解释这个软件在您的环境中如何工作的最佳方法是通过一个示例。考虑新员工的入职，这可能涉及组织中的多个系统，如人力资源管理系统、预订立方体或办公室的设施、计算机访问、培训和安全标识。这个工作流要求按逻辑顺序执行几件事，以确保只有授权用户才能看到数据。

Qntrl使用一个名为Orchestration的四步向导来设置这个工作流。“形式”是第一步。表单中有一些字段，用于在单个位置收集关于任务的所有数据。字段中可能包含关于新员工的个人数据，包括姓名、地址、角色、薪水和开始工作日期。管理人员为每个任务创建表单，并限制对特定字段(例如薪水)的访问。

第二步称为“蓝图”，它定义了工作流的分步方法。蓝图还可以帮助您有效地管理、优化和自动化重复性任务。它可能包含审查、批准和拒绝等步骤。一个蓝图可能是两个或多个阶段，在达到预设条件的基础上过渡到下一个阶段。我们的简单示例是，在分配办公空间和电脑之前，就需要批准工资和登录奖金。

第三步涉及到“卡片”的概念，创建它是为了在组织中要求可用的解决方案。用户在业务流程中填写表单，捕获任务的细节。每个人被分配一张卡片，并在规定的时间内完成工作。在我们的入职示例中，经理将创建一张卡片来为新员工的面试访问预订住宿。进度可以通过查看蓝图中的卡片阶段来检查。

第四个也是最后一个阶段是通过“报告”来可视化进程，“报告”详细描述了每个转换过程中卡片的数量。报告为了解组织工作流程的效率提供了一个窗口。

Qntrl使您能够查看组织中作业的实时进度，对特定用户隐藏机密信息，并向分配作业的用户发送自动通知。除了最简单的任务，这个过程使用电子表格和文档是很麻烦的。

其他一些例子来自一直在使用该软件的实际ZOHO客户。一家大型上市企业集团成功地使用Qntrl在多种语言的广泛产品线中编排了营销活动的工作流程。一家跨国服务公司使用Qntrl自动完成从需求收集到最终提案的售前流程。最后，一家大型建筑公司使用Qntrl来控制多个大型住宅项目的采购和承包商招聘过程。

正如我在开头提到的， 工作流自动化是一个热门的市场趋势，因为经理们使用智能工作流自动化解决方案来增加对部门或业务运营的可见性。在大流行期间，当如此多的工作人员无法在办公室工作时，这种需求变得更加明显。它使得在一个更加自动化的工作流中移动工作变得更加必要，我们已经看到一些公司开始添加更多这类功能。

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