什么是SAP ERP系统? 新手一文读懂什么是SAP ERP？

企业在了解ERP系统时，通常也会接触到SAP这个名字。但对于刚开始了解这类软件的朋友来说，产品介绍里的模块、功能和英文缩写，并不容易和自己平时的工作联系起来。

比如，同样是在使用SAP，采购人员用它处理采购订单，仓库人员用它登记货物收发，财务人员则在里面核对账目和款项。各个岗位接触的内容不同，对这套系统的理解也可能不一样。

如果把这些工作放在一起看，关系就比较清楚了。采购订了哪些材料、仓库实际收到了多少，后面核对供应商发票、安排付款时，都需要用到。大家各自负责一部分，也需要知道前面的人已经做了什么。

我们可以从这些日常工作入手，逐步了解SAP ERP能为企业做些什么，再把SAP、ERP以及不同产品之间的关系分清楚。

一、SAP是什么，它和ERP是什么关系？

先从业务之间的联系说起

前面这些工作要接着办下去，相关的单据和数据就需要能够对应。ERP系统把采购、库存、销售、生产和财务等业务放在一起管理，各岗位按照设定的流程办理自己的工作，也能查到工作中需要的相关记录。

ERP的英文是Enterprise Resource Planning，中文叫企业资源计划。这是一类系统的名称，并不专属于某一家厂商。

SAP则是一家1972年成立于德国的软件公司。我们平时说的SAP ERP系统，就是SAP公司提供的企业资源计划软件。用友、金蝶等厂商也有ERP产品，彼此的管理范围有相近之处，具体产品和处理方式则需要分别了解。

所以，企业说自己需要ERP，是确定要用哪一类系统；说准备采用SAP的ERP，才进一步选到了厂商。

一笔订单在系统里怎样接着办下去？

我们以制造企业为例。客户订了100件产品，销售记录产品、数量、价格和交货要求后，还要确认这批货能不能按时交付。

这就需要先查库存。不过，仓库里有100件，并不代表这100件都可以交给当前客户。有些货已经安排给其他订单，有些还在等检验。

系统会根据配置的检查范围核对可用数量，再结合预计收发货和相关时间安排，帮助销售确认可以交多少、什么时候交。

如果现货不够，需要安排生产，还得接着核对材料。每件产品用什么、各用多少，按用料清单算出总需求，再与库存、预计到货等信息核对，才能知道缺什么、缺多少、什么时候需要。

这部分工作叫物料需求计划，也就是MRP。SAP可以根据物料及计划设置计算缺口，提出采购或生产建议。采购和生产人员再据此确认交期，安排后面的工作。

等到发货时，假如这次只交了60件，就登记这60件对应的交货和出库记录，剩余40件继续安排。销售查这张订单，也需要查到已经交了多少、还有多少没有交。

财务则接着核对货款。这里要分清，应收是客户按约定应该付的钱，到账才是钱实际收到了。货已经交给客户，款项可能还没有收到，要分别保留对应的记录。

如果客户又退回其中10件，还要办理退货，再根据约定处理补货或退款。原来的60件发货记录仍然要保留，不能直接改成50件，否则前后究竟发生了什么就说不清了。

同样叫SAP，用到的产品也可能不同

了解了这些业务，再看SAP的产品名称，就需要区分企业具体采用的是哪一款。

SAP ECC是较早一代SAP ERP的核心组件。了解企业原有系统、翻看老项目资料时，可能会遇到这个名称。

SAP S/4HANA是承接ECC的新一代ERP产品，有不同的部署和版本选择。讨论新项目或原有系统转型时，还需要说清楚准备采用哪一种。

SAP Business One则是面向中小企业的ERP产品，覆盖财务、采购、库存、销售等业务。SAP并非只有给大型集团使用的一类产品。

因此，两家公司都说自己在用SAP，看到的页面、操作方式和项目投入，却可能不同。产品可能就不一样，启用了哪些功能、涉及多少业务、做过哪些配置，也会有差别。

二、为什么用了SAP，业务还是可能对不上？

1. 材料相同，编码和单位却没统一

采购按箱买，仓库按件收，生产按件领，一箱到底装多少件，就得在系统里记准确。不然同一批材料到了不同环节，算出来的数量就可能对不上。

同一种材料如果建了两个编码，也会有麻烦。采购按一个编码收了货，生产却在另一个编码下面查库存，就查不到对应的数量。

所以，物料、客户和供应商资料由谁来维护，各部门怎样共同使用，需要先定下来。

2. 现场做完了，系统里还没登记

材料已经到了，收货单却没有登记。销售查库存时，可能还以为没货；财务核对时，也不清楚是供应商没送，还是仓库漏录了。

碰到这种情况，就要看看仓库录入是否方便，忙起来有没有人补位，漏单以后由谁来补。只催员工及时录入，前面这些问题可能还在。

培训时也需要把日常会遇到的例外讲清楚。分批到货怎么办，数量填错了怎么改，客户退货又该怎么处理，都要带着员工实际走一遍。

3. 业务变了，原来的配置没人维护

公司新增了分支机构，采购权限调整了，产品用料改了，系统里相应的组织、权限和业务配置，也可能需要跟着调整。

哪些由内部人员维护，哪些要找服务方，改完以后谁来确认，这些事要提前约定。如果业务已经按新要求开展，系统里还沿用旧要求，员工就可能先在线下处理。

三、中小企业需要上这样一套系统吗？

中小企业同样要采购、查库存、核对货款，不过需要管理到什么程度，要看自己的业务。

比如，眼下最急的是采购申请还在纸上流转，而现有库存和财务系统能够继续用，可以考虑先补上申请、审批和查询。像织信这样的低代码平台，就可以按企业自己的表单和审批要求搭建这部分应用。

如果还要接着办理收货入库，就得再问清楚：库存在哪个系统里更新？发生退货以后，记录怎样同步？这些需要结合现有系统的接口条件来确认。

如果准备把采购、库存、生产和财务放在一起管理，就需要考察完整的ERP方案。SAP有面向中小企业的Business One，国产厂商也有不同选择。

四、国产ERP有哪些值得考察的地方？

除了SAP，企业也可以结合自己的日常工作，看看国产产品是否合适。

员工常用企业微信或钉钉，就请厂商实际演示一下：申请从哪里发起，通知怎样收到，手机上能办到哪一步。

涉及发票和核算，也请财务同事一起看看。自己的要求有哪些已经支持，哪些还需要配置，哪些要另外做接口，都问具体一些。

为什么要实际操作一遍？因为“支持集成”“业财一体化”这些介绍，还没有说清楚员工每天怎样办事。

上线后出了问题找谁，改流程、加接口怎样收费，也要提前问清楚。

五、国产ERP和SAP，怎样比较才有意义？

比较价格，先要看双方准备做的是不是同样的事情。

一个方案只做进销存，另一个还包含集团财务、生产和多个接口，工作量就不一样。软件、实施、数据整理和后续维护分别包含什么，都得放到一起核对。

需要调整功能，也可以把要求说具体一些。比如，增加一个字段、修改一条审批流程、连接现有仓储系统，分别怎样做，改完以后由谁维护？

SAP也有配置与扩展的方式，具体能改到什么程度，要结合采用的产品和接口条件去确认。

比较操作时，可以请不同厂商演示同一笔业务，把分批交货、退货等实际会遇到的情况也加进去。有信创等要求的项目，还需要核实产品及部署环境是否符合要求。

六、ERP通常管哪些工作？

了解了SAP和ERP的关系，我们再看看，一套ERP通常会涉及哪些工作。

具体产品的模块名称和功能划分可能不同，企业也会按需要启用。下面结合织信应用中的界面，看看这六类工作里需要管理哪些信息。

1. 客户管理

企业要和客户做生意，首先得把客户资料记清楚，包括客户名称、联系人、收货地址和结算信息。

同一个集团下面有几家公司，下单、收货和付款的可能不是同一家。哪家公司下单，货送到哪里，最后由谁付款，这些关系要对应好，后面发货和财务核对时都会用到。

至于线索、营销活动、拜访跟进等更细的工作，要看具体产品管到哪一步，也可能另外使用客户关系管理系统。

2. 销售管理

客户确定购买以后，销售需要把产品、数量、价格和交货要求记在订单里，再跟进后面的交货和结算。

如果客户修改了数量，就要看看原来的备货和生产安排是否需要调整。如果约定分批交付，还需要查清楚每次交了多少、还有多少没有交，不能只看订单上最初填写的数量。

已经发生的交货记录仍要保留，不能随着订单修改一起被覆盖。

3. 采购管理

采购要解决的是企业需要的东西向谁买、买多少，以及什么时候能够到货。确定物料、供应商、数量、价格和交期以后，形成采购订单，再继续跟进。

订了100件，只收到60件，剩下40件还要继续跟。收到的材料如果有不合格品，也要区分哪些可以使用，哪些要退货或等待其他处理。

等供应商的发票到了，还要拿采购订单、收货记录一起核对。财务后面办理付款时，需要查到这些依据。

4. 技术管理

在制造企业里，采购和生产还需要一套明确的技术资料作为依据。产品用哪些材料、各用多少，加工要经过哪些步骤，都要在生产前准备好。

物料清单通常简称BOM，说明产品要用什么、用多少；工艺路线则说明加工需要经过哪些工序，以及它们的先后关系。

生产同一种产品时，到底按哪套用料和加工要求来做，也需要有明确依据。以SAP S/4HANA的生产管理为例，生产版本会把适用的BOM和工艺路线等信息关联起来，供生产时选用。

产品的用料或加工要求改了以后，还要确定从哪些订单开始采用新要求，已经开工的又该怎么办。

如果设计资料放在另外的系统里，也要约定怎样传给ERP，让生产拿到的要求与设计部门批准的版本保持一致。

5. 生产管理

技术资料说明了按什么要求做，生产部门还要安排这次做多少、什么时候做、由哪个车间来做。

开工以后，领了多少材料、做到了哪一步、最后完成多少，都需要记录。比如计划做100件，最后只有95件合格，另外5件是报废还是返工，也要记下来。

实际多领了多少材料、用了多少工时，后面核算和分析成本时都会用到。

设备采集、工位作业、过程检验等现场工作，可能还需要制造执行系统配合。哪些在ERP里处理，哪些由现场系统负责，需要在实施方案里分清楚。

6. 库存管理

采购收货、生产领料、成品入库、销售出库，都会改变库存。查询时还要区分批次、存放位置和质量状态，才知道材料现在在哪里、能不能使用。

盘点发现实物与记录不一致，就要先查原因，再按权限调整。需要进一步管理库位、拣货路径等仓内作业时，也可以按实际需求与仓储管理系统配合。

这些业务和财务怎样联系？

采购、生产和销售有了业务记录，财务才能据此做相应核算。材料收到了、供应商发票核对了、款项付出去了，分别是不同的处理，要留下对应记录。

销售一侧也是一样。货交给客户以后，应该收多少，实际收到了多少，哪些还没有收回来，都需要分别核对。

SAP的财务会计负责相关核算和报告。企业还可以通过管理会计分析产品、部门等对象的成本和经营结果。前面记录的用料、工时、收发货信息，都会成为核算和分析的依据。

七、系统选好了，实施时还要把什么做好？

1. 跨部门的规则，管理层要参与确定

销售准备答复交期，生产要先看产能，仓库还要核对可用库存。如果各部门的安排有冲突，就需要管理层组织大家一起确定规则，也说清楚遇到例外时由谁批准。

这些事情涉及部门之间的配合，不能留给实施人员自己去决定。

2. 按岗位教员工办理完整业务

培训可以从员工每天要办的事情开始。采购怎样查到货，仓库怎样更正收货，销售怎样处理退货，都带着员工实际做一遍。

做到某一步时，也要讲清楚这里填的信息后面谁要用，填错了又会影响什么。

3. 检查一笔业务能不能办完

检查进度时，除了看页面和配置做了多少，还可以挑一笔业务，从下单一直做到收货、核账，看看能不能顺利办完。

中间哪里出了问题，就记下来，明确由谁处理、什么时候改好。改完以后，再把这笔业务走一遍，确认前面的问题确实解决了。

4. 让关键用户参与设计

关键用户，就是熟悉本部门工作、能够判断方案是否可行的人。

在配置系统之前，就需要请他们把日常怎么做、遇到例外怎么办说清楚。配置好了，再请他们实际验证。等系统都做完了才找他们来学操作，有些不合适的地方就发现晚了。

5. 基础数据由谁维护，要说清楚

物料、BOM、期初库存和还没有办完的订单，上线前都需要由对应业务部门核对清楚。

以后谁可以新增、谁负责审核、发现错误以后怎样修改，也要一起定好，不能全交给IT去猜。

6. 上线以后，维护工作还得接着做

上线后出了问题，先由业务部门确认实际要怎样处理，再请系统人员或服务方调整相应配置。改完以后，相关岗位还要再确认一遍。

以后新增业务、调整组织或修改接口，也都需要有人接着维护。

写在最后

了解SAP ERP，可以先从企业每天要处理的这些工作去看。采购要知道买什么、什么时候到，生产要安排怎样做，仓库要记清楚货物收发，财务则要核对相关账目和款项。各部门负责的事情不同，前后的记录却需要能够对应。

对于刚接触的朋友，不妨先从自己手里的一张单据开始。看看它依据什么创建，办完以后交给谁，相关货物和款项又怎样记录。遇到不清楚的地方，就带着这些问题去问负责系统的同事。